Schnittstellen von Außen

Die E-Beratungssoftware vernetzt Ratsuchende mit Beratenden und hält verschiedenen administrative Rollen vor.

Ratsuchende

Zugriff auf öffentliche Inhalte ohne Nutzeraccount. (mehr Infos)

Zugriff auf alle Nutzerfunktionen nach Registrierung per E-Mail-Adresse.

Beratende

Verschiedene Beratungsrollen zur Aufteilung der Zuständigkeiten im Team.

Seperater Zugang zur Beratungsoberfläche.

Administrierende

Verwaltung der Beratungsstelle und der Beratenden.

Sicherstellung der technischen Nutzbarkeit.


Hauptfunktionen

Hauptfunktionen aus Sicht der Beratenden & Ratsuchenden
Wechsel der Ansicht per Klick auf die gewünschte Schnittstelle

Beratende / Ratsuchende

Mailberatung

In der Mailberatung treffen alle Mailanfragen der Ratsuchenden ein und warten auf Verteilung und Beantwortung der Beratungspersonen.

Sie können andere Beratende zu Rate ziehen (Supervision) oder Anfragen an diese überspielen (Vertretung).

Forenberatung

Beratende können Beiträge in den Foren bearbeiten und neue Foren und Themen anlegen, sowie im Einzelfall Beiträge entnehmen.

Chatberatung

Beratende können Chats terminieren und Ratsuchende sowie Kollegen und Kolleginnen einladen.

Videoberatung

Beratende können Video-Chats erstellen und Ratsuchende sowie Kollegen und Kolleginnen einladen, um Video-Sitzungen durchzuführen.

Das Standardpaket beinhaltet eine exemplarische Anbindung an ein datenschutzkonformes System. Eine Anbindung anderer datenschutzkonformer Systeme kann gebucht werden.

Sprach-Chats (coming soon)

Beratende können Sprach-Chats erstellen und Ratsuchende sowie Kollegen und Kolleginnen einladen, um miteinander zu sprechen.

Tagebücher/Fragebögen

Beratende können Ratsuchenden individuell angelegte Tagebücher zur Verfügung stellen. Die ausgefüllten Tagebücher können als Beratungsgrundlage dienen.

Dokumentenaustausch

Beratende können über die Mailberatung Dokumentenaustausch mit den Ratsuchenden betreiben. Hierbei können bestimmte Dateiformate als Anhang mitgeschickt werden.

Weitere Funktionen

Intervision und Supervision

Zur Unterstützung bei der Formulierung einer Beratungsmail können Kolleg*innen hinzugezogen werden. Diese Funktion kann zur kollegialen Beratung oder auch zur Anleitung genutzt werden.

Textliche Anmerkungen sind als Kommentar oder auch als konkrete Veränderung in der Mail sichtbar und können von Beratenden eingearbeitet werden.

Runder Tisch und Vertretung

In einem Beratungsprozess kann eine Beratungsperson eine zweite Beratungsperson nach Absprache mit den Ratsuchenden hin zu ziehen. Beide haben vollen Zugriff auf den Beratungs-Kontakt und können mit den Ratsuchenden interagieren.

Genutzt werden kann dies für die Hinzuziehung von Spezialisten, für die gemeinsame Arbeit am runden Tisch oder auch zur Vertretung.

Anwesenheitsplaner

Über einen Anwesenheitsplaner kann jede beratende Fachkraft die individuellen An- und Abwesenheit eintragen.

Generelle Informationen (Ja/nein) zur Besetzung an bestimmten Tagen sind für alle Beratenden einsehbar.

Neuigkeiten

Ein globales Nachrichtensystem zum Anlegen und Verwalten von Beiträgen zur einseitigen Kommunikation innerhalb der gesamten EBS.

Dient zur Verkündung allgemeiner Mitteilungen, die beispielsweise ausschließlich an das Beraterteam gerichtet werden können.

Dokumentenablage

Die Dokumentenablage bietet einen Cloud-Speicher (5GB) für Ihre internen Dokumente.

Durch das Anlegen eigener Dokumentenkategorien können zusätzlich die Einsichtsrechte gesteuert werden.

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Beratungsstelle

Eine Beratungsstelle kann mit unterschiedlichen Beratungsformen eingerichtet werden. Aktuell sind dies Mail, Forum und Chat. Für die Zukunft ist Messenger- und Videoberatung angedacht.

Die Beratungsstelle ist im Adminbereich konfigurierbar und kann sich individuellen Bedürfnissen anpassen.

mehr Infos zum Beratungsstellenkonzept

Nutzung ohne Account

In allen öffentliche freigegebenen Foren kann ohne Nutzeraccount mitgelesen werden. Die Lesezugriffe werden statistisch erfasst.

Befragungen können ebenfalls als öffentlich zugänglich markiert werden, womit Ratsuchende ohne Account teilnehmen können.

Beratende können öffentliche Chats anbieten, in die sich Gäste ohne Nutzeraccount einloggen können.

Die Beratungsstelle kann einen Messenger (coming soon) anbieten, der ohne Nutzeraccount genutzt werden kann. Die Chat und Messenger-Kommunikation kann nach Registrierung der Ratsuchenden in die Klientenmappe übernommen werden.

Rollenverwaltung

Die Rollenverwaltung ermöglicht es, verschiedenen Personen unterschiedliche Rechte zu geben. Administrator*innen können Beratende betreuen und die Beratungsstelle administrieren.

Ein grundlegendes Rollenkonzept mit verschiedenen Beratenden, administrierenden Personen und den Ratsuchenden dient als Grundeinstellung.

Hilfe-Center

Innerhalb der EBS sind an vielen verschiedenen Stellen Fragezeichen platziert. Mittels tooltip bieten sie eine Kurzinformation über die direkte Umgebung, per Klick leiten sie passgenau in eine Unterseite des Hilfecenters.

Das Hilfecenter enthält Beschreibungen aller Abläufe aller einzelnen Funktionen. Es enthält zudem eine Funktion mit der Anwender*innen die Hilfetexte anfragen können.

Befragung

Individuelle Fragebögen können angelegt und Ratsuchenden zur Verfügung gestellt werden.

Diese Funktion kann sehr umfangreich genutzt werden, beispielsweise für unterstützende Tagebücher oder auch für Umfragen zur Zufriedenheit oder zur Usability.

mehr Infos…

Klientenmappe

Der Zentrale Ort für die gesammelten Daten der Nutzenden. Hierüber sind sowohl alle Nutzerdaten, als auch alle laufenden oder abgeschlossenen Beratungen des Ratsuchenden einseh- und abrufbar.

Die Notizfunktion hilft zudem dabei Zusatzinformationen abzuspeichern.

Statistik

Eine ausführliche Statistikfunktion vereinfacht das Auswerten anonymer Nutzungsdaten innerhalb der Software.

Designanpassungen

Die Software ist vor allem in der Außenansicht (Ratsuchendenschnittstelle) optisch anpassbar. Farben, Schriftgrößen und Abrundungen können von uns individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

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Alle Funktionen kennenlernen

Für eine Übersicht über alle Leistungen der EBS steht das Leistungsverzeichnis bereit. Es bietet eine gegliederte Auflistung aller Leistungen der jeweiligen Rolle/Schnittstelle innerhalb der EBS.


Integration der EBS

Die Ratsuchendenschnittstelle kann via HTML-iFrames problemlos in jedes vorhandene Websystem integriert werden.

Die Beraterschnittstelle verfügt über einen seperaten Zugang und eine unabhängige Ansicht.

mehr Infos zur Integration


Einsatzgebiet

Die E-Beratungssoftware eignet sich überall dort, wo psychosozial Beratende ihren Klient*innen datengeschütze und anonyme Beratung via Internet anbieten wollen.

Die E-Beratungssoftwae (EBS) wird in unterschiedlichen Praxisprojekten des Institut für E-Beratung eingesetzt. Das Beratungsportal rund um Genesungsbegleitung Trinetz.de betreibt eine Onlineberatung sowie unterschiedliche Foren, darunter eine Stellenbörse für Genesungsbegleiter*innen.

Die Schlafberatung online verwendet eine anonyme Onlineberatung sowie spezielle Schlaftagebücher, die von den Beratenden ausgewertet werden können.

Im Projekt Smart-Hospital bildet die EBS eine Brücke aus dem stationären Klinikaufenthalt in die ambulante Anbindung von Patienten mit Harnleitersteinen. Auch in studentischen Zusammenhängen werden die EBS Foren eingesetzt.


Usability

Im Herbst 2020 wurden die Beraterinnen in trinetz.de befragt. Sie führten je eine Woche lang ein Nutzertagebuch mit einer Mischung aus standardisierten und offenen Fragen nach der Nutzung und Einschätzung der EBS. Die Fragebögen wurden anschließend ausgewertet. Im zusammenfassenden Ergebnis fanden alle Berater*innen den Beratungsbereich der EBS übersichtlich.

Für zukünftige Erweiterungen ist es essentiell, auf die Beibehaltung der Übersichtlichkeit (und eine konsistente Benennung von Menüpunkten/Reitern) zu achten. Als Verbesserungspotential wurden benannt: Die leichter verständliche Benennung einzelner Menüpunkte und Reiter, ein (noch) unkomplettes Hilfesystem sowie die Ermöglichung von pdf Upload im Forum.


Supportleistungen

Im Standardpaket enthalten sind 1) eine technische Einführung, 2) Zugriff auf das Hilfesystem und 3) technischer Administrator*innen Support im Sinne der Betriebsgewährleistung.

Der Supportzugang ist personengebunden an den oder die Administrator*in sowie eine benannte Vertretung. Zusätzlich buchbar, beispielsweise bei Personenwechsel sind zusätzliche technische Einführung, erweiterte Supportphase und sonstige Schulungen.


Schnittstelle nach Außen

Die EBS besitzt von außen erreichbare Schnittstellen (API), über die Authentifizierung erfolgen kann und Daten von externen Geräten angepasst eingelesen werden können. Dies geschieht beispielsweise mit Herzrate oder Accelerometer-Daten aus Smartwatches als Baustein eines teilautomatisierten Schlaftagebuches im Rahmen der Schlafberatung Online. Ein weiteres Anwendungsgebiet könnte Fiebermessung sein zur Bestimmung des Biorhythmus oder auch Patientenbegleitung.